Automatiser les réponses du service client
Hebdomat met en place, sept jours après votre dossier complet, un assistant qui répond seul aux demandes courantes de vos clients, pour les PME de 10 à 50 salariés : il s’appuie sur vos réponses et sur vos consignes du moment, et passe la main à votre équipe quand une demande relève des cas que vous lui avez réservés.
La mise en place est à partir de 690 €, puis l’abonnement à partir de 199 € par mois : il couvre l’hébergement, la surveillance et les corrections.
Mis à jour le 24 septembre 2026
Ce qu’elle fait, pas à pas
La question qu’on nous pose : « Comment automatiser les réponses du service client d’une PME ? » Voici, concrètement, ce que fait l’automatisation une fois en service.
- 01Une demande arrive
Par mail ou par la fenêtre de discussion de votre site, selon ce qui est branché chez vous, avec l’historique de l’échange.
- 02Il cherche dans vos réponses
Dans la base que vous lui avez confiée — vos questions fréquentes et leurs réponses, vos conditions — et dans les consignes en cours.
- 03Il répond
Dans le ton que vous avez choisi. Sa première réponse à un client commence par la mention que vous avez validée, qui dit qu’il s’agit d’un assistant.
- 04Il passe la main quand il le faut
Une demande qui relève de vos règles de transmission — une réclamation, un cas particulier, ce que vous aurez décidé — est transmise à votre équipe dans votre espace, et le client est prévenu qu’un membre de l’équipe va lui répondre.
- 05Vous changez les consignes du moment
Une fermeture, une rupture, un tarif qui change : un responsable que vous avez désigné l’écrit à l’assistant, avec ses dates. Il en tient compte jusqu’à la date de fin, puis l’oublie.
Ce qui reste entre vos mains
Vous décidez
- Ce qu’il sait : la base de réponses que vous lui fournissez, et que vous faites évoluer.
- Ce qu’il ne traite pas : vos règles de transmission, au moins une, qui renvoient une demande vers votre équipe.
- Qui peut lui donner des consignes : les seules adresses que vous avez désignées.
- Les demandes qu’il vous transmet vous attendent dans votre espace.
Ce qui part sans vous être soumis
- Il répond seul : ses réponses aux demandes courantes ne vous sont pas soumises avant de partir. C’est pour cela que ce qu’il sait et ce qu’il vous renvoie se règlent avec vous, avant la mise en service.
Ce que vous nous fournissez
- Vos questions fréquentes et leurs réponses, et vos conditions : horaires, livraison, retours.
- Vos règles de transmission : les demandes que votre équipe veut traiter elle-même.
- Les adresses des responsables autorisés à donner des consignes du moment.
- Le ton souhaité, et la mention qui présente l’assistant à vos clients.
- L’accès à la messagerie ou à la fenêtre de discussion par laquelle vos clients écrivent.
Quand quelque chose casse
Une automatisation qui tourne chez nous, c’est nous qui la surveillons. Voici ce qui se passe, selon le cas.
Une erreur passagère
Une messagerie injoignable, un service momentanément indisponible : l’opération est reprise automatiquement, jusqu’à trois fois dans la demi-heure. Vous voyez dans votre espace qu’elle a été reprise, et à quelle heure elle a abouti.
Un accès expiré, une donnée illisible
La ligne ne devine pas. Elle s’arrête sur ce cas au lieu de mal faire, nous sommes alertés, et vous êtes prévenu quand il vous revient d’agir, par exemple pour renouveler un accès.
Des échecs qui se répètent
Après trois échecs d’affilée, la ligne passe en travaux et nous sommes alertés. Vous le voyez dans votre espace ; nous cherchons la cause, nous corrigeons, et nous revenons vers vous avec une date de remise en route.
Quelque chose vous paraît anormal
Vous le signalez depuis votre espace, en une phrase, sur la ligne concernée. C’est compris dans l’abonnement.
Ce que vous payez
Les mêmes deux montants pour toutes les automatisations. Votre devis donne le montant exact, avant tout engagement.
Selon la tâche, précisé dans votre devis.
Elle tourne chez nous, et vous avez un espace pour la suivre.
Ce que comprend l’abonnement · Comment se passent les sept jours
Les questions qu’on nous pose
- Ses réponses me sont-elles soumises avant de partir ?
- Non. Il répond seul aux demandes courantes : c’est ce qui lui permet de répondre sans attendre. Ce que vous réglez, c’est ce qu’il sait et ce qu’il vous renvoie. Une demande qui relève de vos règles de transmission est passée à votre équipe, et le client en est prévenu.
- Mes clients savent-ils qu’ils parlent à un assistant ?
- Oui. Sa première réponse commence par la mention que vous avez validée, qui le dit.
- Comment lui dire que nous sommes fermés la semaine prochaine ?
- Un responsable que vous avez désigné le lui écrit, avec les dates. L’assistant enregistre la consigne, en tient compte jusqu’à la date de fin, puis revient à ses réponses habituelles.
- Peut-il annuler une commande ou rembourser un client ?
- Non. Il répond ; il n’agit pas dans vos outils. Une demande de ce genre relève typiquement de vos règles de transmission.
- Combien cela coûte-t-il ?
- Une mise en place à partir de 690 €, puis un abonnement à partir de 199 € par mois. Le montant exact dépend de la tâche et du volume ; il fait l’objet d’un devis ferme sous 24 heures après l’appel, et vous vous engagez au devis, pas avant.
Voir aussi
Quinze minutes pour savoir.
On regarde votre tâche ensemble, on vous dit si elle tient en sept jours, ce qu’elle coûtera dans votre cas et la liste exacte des documents à réunir. Aucune obligation de signer à l’issue de l’échange.