Automatiser la saisie des commandes reçues par mail
Hebdomat met en place, sept jours après votre dossier complet, une saisie des commandes pour les PME de 10 à 50 salariés : elle lit les commandes reçues par mail, en PDF ou en tableur, contrôle chaque ligne et les enregistre dans votre logiciel, en vous soumettant d’abord toute commande douteuse.
La mise en place est à partir de 690 €, puis l’abonnement à partir de 199 € par mois : il couvre l’hébergement, la surveillance et les corrections.
Mis à jour le 24 septembre 2026
Ce qu’elle fait, pas à pas
La question qu’on nous pose : « Comment automatiser la saisie des commandes reçues par mail ? » Voici, concrètement, ce que fait l’automatisation une fois en service.
- 01Une commande arrive
Par mail, en pièce jointe — PDF, tableur, texte — ou dans le corps du message.
- 02Elle la lit
Elle relève le numéro de commande, le client, les dates, chaque ligne avec sa référence, sa quantité et son prix, et le total. Elle note aussi à quel point elle est sûre de sa lecture.
- 03Elle la contrôle
Une référence absente de votre catalogue, un total qui ne correspond pas aux lignes, une commande déjà saisie, un numéro absent, un montant au-dessus du plafond que vous avez fixé, un client bloqué, une lecture incertaine : chacun de ces signaux rend la commande douteuse.
- 04Vous tranchez les cas douteux
Une commande douteuse vous attend dans votre espace, avec la raison. Vous l’acceptez ou la refusez ; elle n’est enregistrée qu’avec votre accord.
- 05Elle enregistre
Une commande sans anomalie, ou acceptée par vous, est créée dans votre logiciel, et l’expéditeur reçoit un accusé de réception rédigé sur votre modèle.
- 06Elle transmet le suivi
Quand un numéro d’expédition apparaît dans votre logiciel, elle l’envoie au client, sur votre modèle.
Ce qui reste entre vos mains
Vous décidez
- Une commande douteuse n’est enregistrée qu’avec votre accord.
- Vous fixez ce qui rend une commande douteuse : le plafond de montant, la tolérance sur les totaux, le niveau de certitude exigé, les clients bloqués.
- Si vous préférez tout voir, la ligne peut être réglée pour vous soumettre chaque commande : aucune n’est alors enregistrée sans vous.
- Sans réponse de votre part dans le délai fixé avec vous — 72 heures par défaut —, la demande expire et rien n’est fait.
Ce qui part sans vous être soumis
- Réglée par défaut, une commande sans aucune anomalie est enregistrée sans vous être soumise, et l’accusé de réception part aussitôt.
- Les messages de suivi d’expédition partent sans accord préalable, sur le modèle que vous avez validé.
Ce que vous nous fournissez
- L’accès à votre logiciel de gestion : le catalogue, les commandes, les numéros d’expédition.
- L’accès à la boîte où arrivent les commandes.
- Cinq à dix commandes réelles, y compris celles qui posent problème.
- Vos seuils : plafond de montant, tolérance sur les totaux, clients bloqués.
- Le texte de l’accusé de réception et celui du message de suivi.
Quand quelque chose casse
Une automatisation qui tourne chez nous, c’est nous qui la surveillons. Voici ce qui se passe, selon le cas.
Une erreur passagère
Une messagerie injoignable, un service momentanément indisponible : l’opération est reprise automatiquement, jusqu’à trois fois dans la demi-heure. Vous voyez dans votre espace qu’elle a été reprise, et à quelle heure elle a abouti.
Un accès expiré, une donnée illisible
La ligne ne devine pas. Elle s’arrête sur ce cas au lieu de mal faire, nous sommes alertés, et vous êtes prévenu quand il vous revient d’agir, par exemple pour renouveler un accès.
Des échecs qui se répètent
Après trois échecs d’affilée, la ligne passe en travaux et nous sommes alertés. Vous le voyez dans votre espace ; nous cherchons la cause, nous corrigeons, et nous revenons vers vous avec une date de remise en route.
Quelque chose vous paraît anormal
Vous le signalez depuis votre espace, en une phrase, sur la ligne concernée. C’est compris dans l’abonnement.
Ce que vous payez
Les mêmes deux montants pour toutes les automatisations. Votre devis donne le montant exact, avant tout engagement.
Selon la tâche, précisé dans votre devis.
Elle tourne chez nous, et vous avez un espace pour la suivre.
Ce que comprend l’abonnement · Comment se passent les sept jours
Les questions qu’on nous pose
- Et si le bon de commande est mal scanné ?
- Une lecture incertaine fait partie des signaux : la commande vous est soumise au lieu d’être saisie. Les pièces mal scannées font partie des cas que nous testons au quatrième jour, sur vos propres documents.
- Et si la même commande arrive deux fois ?
- Elle est reconnue comme déjà saisie et vous est soumise comme douteuse. Elle n’est pas créée une seconde fois sans votre accord.
- Avec quel logiciel cela fonctionne-t-il ?
- Avec celui qui permet de lire votre catalogue et de créer une commande par une interface de connexion. Nous le vérifions pendant l’appel : si votre logiciel ne le permet pas, nous vous le disons avant tout engagement.
- Puis-je tout valider moi-même au début ?
- Oui. La ligne peut vous soumettre chaque commande, le temps que vous lui fassiez confiance, puis ne vous soumettre que les commandes douteuses. Vous le demandez depuis votre espace.
- Combien cela coûte-t-il ?
- Une mise en place à partir de 690 €, puis un abonnement à partir de 199 € par mois. Le montant exact dépend de la tâche et du volume ; il fait l’objet d’un devis ferme sous 24 heures après l’appel, et vous vous engagez au devis, pas avant.
Voir aussi
Quinze minutes pour savoir.
On regarde votre tâche ensemble, on vous dit si elle tient en sept jours, ce qu’elle coûtera dans votre cas et la liste exacte des documents à réunir. Aucune obligation de signer à l’issue de l’échange.