Automatiser la relance des factures impayées
Hebdomat met en place, sept jours après votre dossier complet, une relance des factures impayées pour les PME de 10 à 50 salariés : elle repère les factures à relancer, rédige chaque relance selon votre calendrier et votre ton, et ne l’envoie qu’après votre accord.
La mise en place est à partir de 690 €, puis l’abonnement à partir de 199 € par mois : il couvre l’hébergement, la surveillance et les corrections.
Mis à jour le 24 septembre 2026
Ce qu’elle fait, pas à pas
La question qu’on nous pose : « Comment automatiser la relance des impayés dans une PME ? » Voici, concrètement, ce que fait l’automatisation une fois en service.
- 01Elle reprend vos factures échues
À chaque passage, elle part de la liste de vos factures échues, telle qu’elle se trouve dans votre outil de facturation, avec le nombre de relances déjà faites pour chacune.
- 02Elle choisit qui relancer
Elle compare chaque retard à votre calendrier. Par défaut : une première relance 7 jours après l’échéance, une deuxième à 15 jours, une dernière à 30 jours. Une facture pas encore échue, ou dont la prochaine relance n’est pas due, est laissée de côté.
- 03Elle rédige
Une relance par facture, qui reprend exactement le numéro, le montant et l’échéance. Le ton monte d’un cran à chaque niveau : un rappel aimable, puis une demande de date de paiement, puis un dernier rappel. Jamais de menace, de pénalité ni de mise en demeure.
- 04Elle se relit
Avant de vous montrer quoi que ce soit, elle vérifie que le numéro et le montant figurent tels quels dans chaque message, et vous signale les mots du contentieux — huissier, tribunal, mise en demeure, pénalité — s’il en apparaît.
- 05Vous donnez votre accord
Les relances prêtes vous attendent dans votre espace, avec ce qui a été signalé et les factures laissées de côté. Vous acceptez ou refusez. Rien ne part sans votre accord.
- 06Après la dernière relance, la main vous revient
Une facture qui a reçu toutes les relances prévues n’est plus relancée : elle vous est signalée. Appeler le client, engager un recouvrement : c’est votre décision, jamais celle de l’automatisation.
Ce qui reste entre vos mains
Vous décidez
- Chaque relance préparée vous est soumise avant de partir. Rien ne part sans votre accord.
- Sans réponse de votre part sous 72 heures, la demande expire et rien ne part.
- Le calendrier, le ton et la signature sont les vôtres.
- La suite après la dernière relance vous revient toujours.
Ce que vous nous fournissez
- L’accès à l’outil où se trouvent vos factures et leurs échéances.
- Votre calendrier de relance, si celui par défaut (7, 15 et 30 jours après l’échéance) ne vous convient pas.
- Le ton souhaité et la signature, ou quelques relances que vous avez déjà envoyées.
- L’accès à la messagerie d’où partent vos relances aujourd’hui.
Quand quelque chose casse
Une automatisation qui tourne chez nous, c’est nous qui la surveillons. Voici ce qui se passe, selon le cas.
Une erreur passagère
Une messagerie injoignable, un service momentanément indisponible : l’opération est reprise automatiquement, jusqu’à trois fois dans la demi-heure. Vous voyez dans votre espace qu’elle a été reprise, et à quelle heure elle a abouti.
Un accès expiré, une donnée illisible
La ligne ne devine pas. Elle s’arrête sur ce cas au lieu de mal faire, nous sommes alertés, et vous êtes prévenu quand il vous revient d’agir, par exemple pour renouveler un accès.
Des échecs qui se répètent
Après trois échecs d’affilée, la ligne passe en travaux et nous sommes alertés. Vous le voyez dans votre espace ; nous cherchons la cause, nous corrigeons, et nous revenons vers vous avec une date de remise en route.
Quelque chose vous paraît anormal
Vous le signalez depuis votre espace, en une phrase, sur la ligne concernée. C’est compris dans l’abonnement.
Ce que vous payez
Les mêmes deux montants pour toutes les automatisations. Votre devis donne le montant exact, avant tout engagement.
Selon la tâche, précisé dans votre devis.
Elle tourne chez nous, et vous avez un espace pour la suivre.
Ce que comprend l’abonnement · Comment se passent les sept jours
Les questions qu’on nous pose
- Et si le client a payé entre-temps ?
- Elle part de la liste de vos factures échues au moment où elle tourne ; la façon de la tenir à jour des paiements reçus se règle avec vous pendant les sept jours, selon votre outil. Et un paiement arrivé entre-temps peut toujours échapper à cette liste : c’est l’une des raisons pour lesquelles chaque relance vous est soumise avant de partir, et que vous pouvez la refuser.
- Peut-elle envoyer une mise en demeure ?
- Non. Elle n’écrit ni menace, ni pénalité, ni mise en demeure, et une relance qui en prendrait le ton vous est signalée. Après la dernière relance prévue, la suite est votre décision.
- Puis-je modifier une relance avant qu’elle parte ?
- Dans votre espace, vous acceptez ou refusez ce qui est proposé ; vous ne le réécrivez pas. Si une formulation ne vous convient pas, vous la refusez et vous demandez un ajustement : l’abonnement en comprend chaque mois.
- Avec quel logiciel de facturation cela fonctionne-t-il ?
- Avec celui qui permet de lire vos factures et leurs échéances par une interface de connexion. Nous le vérifions pendant l’appel : si votre outil ne le permet pas, nous vous le disons avant tout engagement.
- Et si je ne regarde pas mon espace pendant quelques jours ?
- Sans réponse de votre part sous 72 heures, la demande expire et rien ne part. Les relances refusées ou expirées ne sont pas envoyées en retard à votre insu.
- Combien cela coûte-t-il ?
- Une mise en place à partir de 690 €, puis un abonnement à partir de 199 € par mois. Le montant exact dépend de la tâche et du volume ; il fait l’objet d’un devis ferme sous 24 heures après l’appel, et vous vous engagez au devis, pas avant.
Voir aussi
Quinze minutes pour savoir.
On regarde votre tâche ensemble, on vous dit si elle tient en sept jours, ce qu’elle coûtera dans votre cas et la liste exacte des documents à réunir. Aucune obligation de signer à l’issue de l’échange.